TUTORIAL MENGGUNAKAN FASILITAS MAIL MERGE MICROSOFT WORD DALAM MEMBUAT SURAT MASAL
TUTORIAL MENGGUNAKAN FASILITAS MAIL
MERGE
MICROSOFT WORD DALAM MEMBUAT SURAT
MASAL
Mail
Merge merupakan salah satu cara untuk memudahkan pekerjaan manusia dalam
pembuatan surat yang harus dibuat secara masal atau banyak untuk penerima yang
berbeda. Menu mail merge bisa ditemukan dalam menu bar Mailings. Selain dari
surat Mail merge juga bisa digunakan untuk pembuatan sertifikat, label dan
amplop.
Mail
merge merupakan gabungan antara 2 dokumen untuk dijadikan satu bagian. Dokumen
tersebut yaitu dokumen pertama, dokumen
inti yang berisikan dasar dari surat yang akan kita isi dalam membuat
mail merge dengan penerima yang berbeda. Dokumen kedua merupakan dokumen yang
disajikan data dari penerima surat atau yang lainnya yang berbeda antara satu
dengan yang lainnya, data ini dapat dikatakan dokumen data resource.
Berikut
ini saya akan memberikan tutorial pembuatan surat masal beserta contoh dalam
bentuk gambar untuk lebih memudahkan dalam memahami dan membuat surat masal
dengan menggunakan fasilitas mail merge.
1. Langkah
pertama, siapkan document inti atau surat yang akan dikirimkan. Contoh
nya :
Kepada
Yth,
Pimpinan…
Di _ …
Assalamualaikum wr.wb
Sehubungan dengan adanya praktik
kerja lapangan yang akan dilaksanakan pada 8 Juli sampai dengan 8 Agustus 2019.
Maka kami dari pihak univeristas memohon
untuk menerima mahasiswa/mahasiswi kami untuk dapat magang ditempat perusahaan
yang anda pimpin.
Adapun nama mahasiswa/ mahasiswi kami yaitu :
NO
|
Nama
Mahasiswa
|
Nim
Mahasiswi
|
1
|
«NAMA_MAHASISWA_»
|
«NIM_MAHASISWA_»
|
2
|
«NAMA_MAHASISWA_2»
|
«NIM_MAHASISWA_2»
|
Demikian surat permohonan ini kami
ajukan, besar harapan kami agar Bapak/Ibu yang memimpin perusahaan untuk dapat
mempertimbangkan permohonan ini. Atas perhatian dan kebijaksanaannya kami
ucapkan terimakasih.
Wassalamualaikum wr.wb
Hormat
Kami
Hendrawan
2. Siapkan
juga data resource yang berisi penerima yang berbeda untuk dokumen inti
NO
|
Nama
Perusahaan
|
Alamat
Perusahaan
|
Nama
Mahasiswa
|
Nim
Mahasiswa
|
1
|
PT.Putri
Advertising
|
Jl.
Halmahera Kel. Surabaya Bengkulu
|
1.
Ibram
2.
Amora
|
1.
1234123
2.
1231234
|
2
|
PT.
Putra Persada
|
Jl.
Irian Kel. Tj. Jaya Bengkulu
|
1.
Geo
|
1.
1212342
|
3
|
PT.
Kiya Jaya
|
Jl.
Samsul Bahrun Kel. Bentiring Bengkulu
|
1.
Nino
2.
Allecia
|
1.
1267123
2.
1254367
|
3. Buka
aplikasi Microsoft word kemudian pilih menu Mailings
4. Pilih
Select Recipents, lalu pilih Type New List..
5. Langkah
selanjutnya pilih Customize columns, maka akan muncul data seperti gamabr
dibawah ini
6. Berikutnya,
ubah data yang diatas dengan cara mengklik Rename da nisi data sesuai judul
dalam data resource dan sisa nya silahkan di Delete, maka hasilnya seperti pada
gambar dibawah ini
7. Selanjutnya,
silahkan isi data seperti data resource, untuk menambah kolom silahkan klik New
Entry. Maka data akan seperti gambar dibawah ini.
8. Data
tersebut kemudian disimpan, setelah itu tampilan pada menu bar akan berubah
9. Pilih
Insert Merge Fied
10. Letakkan
kursor anda pada dokumen inti yang akan diisi bagian nya mail merge, dokumen
inti akan seperti gambar dibawah
11. Langkah
terakhir yaitu pilih Preview Result untuk melihat hasilnya, untuk penerima
lainnya bisa pilih tanda arah disebelah preview result
Komentar
Posting Komentar